INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Pydo i Wspólnicy spółka komandytowa („Kancelaria”) z siedzibą w Warszawie, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000392629, adres: ul. Flory 9 lok. 11, 00-586 Warszawa, REGON: 143797772, NIP: 5213611635, www.pydo-legal.com. Dane osobowe zbierane przez Kancelarię przetwarzane są na zasadach określonych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”) oraz w innych powszechnie obowiązujących aktach prawnych. Kancelaria zachowuje dane osobowe w poufności i zabezpiecza je przed niepowołanym dostępem osób trzecich.

Cele, podstawa prawna, okres przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Kancelarię w następujących celach:

1. świadczenia usług prawnych na rzecz osoby, która jest stroną umowy z Kancelarią lub w celu podjęcia działań na żądanie danej osoby przed zawarciem umowy (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane osobowe będą przetwarzane w zakresie tego celu przez okres niezbędny do podjęcia i przeprowadzenia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, a w przypadku zawarcia umowy, przez okres niezbędny dla jej realizacji;
2. świadczenia usług prawnych na rzecz klientów Kancelarii (innych niż wskazani w lit. a) lub w celu korzystania przez Kancelarię z usług podmiotów trzecich (np. dostawców usług IT). W takim przypadku Kancelaria może przetwarzać dane służbowe (m.in. imię, nazwisko, numer służbowego telefonu, służbowy adres poczty elektronicznej, stanowisko/rolę w strukturze podmiotu, informacje na temat istniejących relacji oraz kontaktów z Kancelarią), w szczególności osób zasiadających w organach statutowych, pracowników i współpracowników klientów Kancelarii, kontrahentów klientów Kancelarii lub usługodawców Kancelarii (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO). Dane osobowe będą przetwarzane w zakresie tego celu przez okres niezbędny do ochrony interesów klientów Kancelarii związanych z realizacją przez daną osobę obowiązków służbowych tj. do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń z tego tytułu, a w przypadku usługodawców Kancelarii przez okres współpracy usługodawcy z Kancelarią;
3. archiwalnych (dowodowych) na wypadek potrzeby wykazania prawnie istotnych faktów związanych z zawieranymi przez Kancelarię umowami, w tym w celu ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń Kancelarii lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane osobowe będą przetwarzane w zakresie tego celu przez okres nie dłuższy niż do upływu okresu przedawnienia roszczeń Kancelarii;
4. prowadzenia rekrutacji osób zainteresowanych pracą lub współpracą z Kancelarią. W takim przypadku Kancelaria może przetwarzać dane osobowe na podstawie zgody kandydata, na podstawie weryfikacji danych udostępnionych publicznie przez daną osobę (np. na internetowych portalach branżowych lub zawodowo-biznesowych) lub na podstawie rekomendacji podmiotów trzecich (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO). Dane osobowe będą przetwarzane w zakresie tego celu przez okres nieprzekraczający 180 dni od dnia otrzymania danych osobowych przez Kancelarię. Jeżeli kandydat wyrazi zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji dane osobowe będą przetwarzane przez okres nieprzekraczający 360 dni;
5. realizacji obowiązków prawnych ciążących na Kancelarii, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązujących (np. ustawy o radcach prawnych, innych przepisów regulujących świadczenie usług prawnych, przepisów dotyczących rachunkowości, przepisów podatkowych) lub obowiązków związanych z żądaniem organu władzy publicznej do udostępnienia informacji będących w posiadaniu Kancelarii (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Dane osobowe będą przetwarzane w zakresie tego celu przez okres trwania obowiązku prawnego nałożonego na Kancelarią przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa;
6. przesyłania Newslettera prawnego przygotowywanego przez Kancelarię (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Niezależnie od podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych Kancelaria zbiera od osób zainteresowanych otrzymywaniem Newslettera odrębne zgody na potrzeby realizacji obowiązku wynikającego z art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. prawo telekomunikacyjne (zgoda na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych dla celów marketingu bezpośredniego). Dane osobowe będą przetwarzane w zakresie tego celu przez okres prowadzenia przez Kancelarię Newslettera, chyba że dana osoba cofnie zgodę, o której mowa w zdaniu poprzednim.

Dane osobowe udostępnione Kancelarii nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w szczególności nie podlegają profilowaniu.

Uprawnienia

Każdy, kogo dane osobowe są przetwarzane ma prawo do:

1. żądania od Kancelarii dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
2. wniesienia do Kancelarii sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
3. przeniesienia danych osobowych;
4. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych – w dowolnym momencie – jeżeli przetwarzanie obywa się na podstawie zgody;
5. wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2; 00-193 Warszawa) – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych przez Kancelarię narusza przepisy prawa.

Odbiorcy danych

Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Kancelarii, w szczególności podmioty świadczące na rzecz Kancelarii usługi IT oraz usługi z zakresu księgowości. W każdym przypadku powierzenie przetwarzania danych osobowych następuje z uwzględnieniem wymogów określonych w RODO, w szczególności pod warunkiem zapewnienia przez podmiot przetwarzający wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

Źródła i kategorie danych osobowych

Dane osobowe są zbierane przez Kancelarię bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą lub od organizacji, z którą dana osoba współpracuje (np. realizuje swoje obowiązki służbowe wobec pracodawcy). W uzasadnionych przypadkach Kancelaria może uzyskiwać dane osobowe we własnym zakresie, w tym ze źródeł publicznie dostępnych, w szczególności takich jak Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej oraz internetowe portale branżowe i zawodowo-biznesowe.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Niemniej niepodanie danych osobowych uniemożliwi Kancelarii podjęcie współpracy z daną osobą lub za pośrednictwem danej osoby.

Jeżeli dane osobowe są zbierane nie od osoby, której dane dotyczą Kancelaria może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych: imiona, nazwisko, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, stanowisko/rolę w strukturze podmiotu w związku ze współpracą, z którym dane zostały przekazane, informacje na temat istniejących relacji oraz kontaktów z Kancelarią, numery identyfikacyjne takie jak NIP lub PESEL. Jeżeli dane osobowe są zbierane od osoby, której dane dotyczą, zakres kategorii danych osobowych przetwarzanych przez Kancelarię wynika z czynności danej osoby stanowiącej podstawę dla Kancelarii do przetwarzania danych osobowych. W szczególności kategorie te mogą wynikać z treści zgody otrzymanej przez Kancelarię od danej osoby.

Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych

Wszelkie pytania w zakresie ochrony danych osobowych prosimy kierować drogą elektroniczną na następujący adres e-mail: rodo@pydo-legal.com lub poprzez kontakt telefoniczny pod nr: +48 22 395 58 70.

 

INFORMATION CONCERNING THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

Personal data controller

Personal data controller is Pydo i Wspólnicy spółka komardytowa (“Law firm“) with its registered office in Warsaw, registered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register kept by the District Court for the Capital City of Warsaw, XII Commercial Department of the National Court Register under No. 0000392629, address: ul. Flory 9/11, 00-586 Warszawa, REGON (Business Reg. No.): 143797772, NIP (Tax No.): 5213611635, www.pydo-legal.com. The personal data collected by the Law Firm is processed according to the principles set out in the Regulation of the European Parliament and Council (EU) 2016/679 of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and on repeal of Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) and other generally applicable legal acts. The Law Firm keeps personal data confidential and protects it against unauthorized access by third parties.

Purpose, legal basis, duration of the processing

Personal data may be processed by the Law Firm for the following purposes:

1. providing legal services to a person who is a party to the contract with the Law Firm or taking action at the request of such a person before concluding a contract (legal basis under Article 6 (1) (b) of the GDPR). Personal data will be processed for this purpose for the period necessary to take and carry out actions at the request of the data subject, before the conclusion of the contract, and in the case of conclusion of the contract, for a period necessary for its implementation;
2. providing legal services to the Law Firm’s clients (other than those indicated in (a) or for using third party services by Law Firm from (e.g. IT service providers). In such a case, the Law Firm may process business data (including name, surname, business telephone number, business e-mail address, position/role in the entity structure, information on existing relations and contacts with the Law Firm), in particular persons sitting in the statutory bodies, employees and associates of the Law Firm’s Clients, contractors of the Law Firm’s Clients and the Law firm’s service providers (legal basis under Article 6 (1) (a) or (f) of the GDPR). Personal data will be processed for this purpose for a period necessary to protect the interests of the Law Firm’s Clients related to the performance of a person’s official duties, i.e. until period of limitation has expired for all possible claims in this respect and in the case of the Law Firm’s service providers for the period of cooperation between the service provider and the Law Firm;
3. archival (evidence) purposes in the event of the need to prove legally relevant facts related to contracts concluded by the Law Firm, including for the purpose of establishing and pursuing the Law Firm’s own claims or defending against reported claims (legal basis under Article 6 (1) (f)). Personal data will be processed for this purpose for a period not longer than until the expiry of the limitation period of the Law Firm’s claims;
4. recruitment of people interested in employment or cooperation with the Office. In such a case, the Law Firm may process personal data based on the consent of the candidate, based on the verification of data made publicly available by a person (e.g. on online industry or business-related portals) or based on the recommendation of third parties (legal basis under Article 6 (1) (a) or (f) of the GDPR). Personal data will be processed for this purpose for a period not exceeding 180 days from the date of receipt of personal data by the Law Firm. If candidate agrees to the processing of personal data for the purposes of future recruitment, personal data will be processed for a period not exceeding 360 days;
5. fulfillment of legal obligations of the Law Firm under generally applicable regulations (e.g. Law on Legal Advisers, other provisions regulating the provision of legal services, accounting regulations, tax regulations) or obligations related to request of a public authority to disclose information held by the Law Firm (legal basis under Article 6 (1) (c) of the GDPR). Personal data will be processed for this purpose for the duration of the legal obligation of the Law Firm under generally applicable law.
6. sending a legal Newsletter prepared by the Law Firm (legal basis under Article 6 (1) (f) of the GDPR). Regardless of the legal basis for the processing of personal data, the Law Firm collects from persons interested in receiving the Newsletter separate consents for the purposes of the fulfillment of the obligation arising from Article 172 of the Act of 16 July 2004 on telecommunications law (consent to the use of telecommunications terminal equipment for direct marketing purposes). Personal data will be processed within this scope for the period of running the Newsletter by the Law Firm, unless the person withdraws the consent referred to in the previous sentence.

The personal data provided to the Law Firm are not processed in an automated manner, in particular they are not subject to profiling.

Permissions

Anyone whose personal data is processed has the right to:

1. request the Law Firm to make accessible the personal data, rectify, delete it or limit its processing;
2. object to the processing of personal data by the Law Firm;
3. transfer of personal data;
4. revoke consent to the processing of personal data – at any time – if processing takes place on the basis of consent;
5. lodge a complaint with the supervisory authority – the President of the Office for Personal Data Protection (ul. Stawki 2; 00-193 Warszawa) – if considering that the processing of personal data by the Law Firm violates the law.

Recipients of data

Recipients of personal data may be entities processing personal data on commission of the Law Firm, in particular entities providing IT services and accounting services to the Law Firm. In any case, outsourcing of the personal data processing shall take into account the requirements set out in the GDPR, in particular, provided that the processor guarantees sufficient implementation of appropriate technical and organizational measures to protect the rights of data subjects.

Sources and categories of personal data

Personal data is collected by the Law Firm directly from the data subject or from the organization the subject cooperates with (e.g. fulfills official duties towards the employer). In justified cases, the Law Firm may collect personal data on its own, including from publicly available sources, in particular such as the National Court Register, Central Register and Information on Business and online industry and business-related portals.

Providing personal information is voluntary. However, not providing personal data will prevent the Law Firm from cooperating with such a person or through the agency of such a person.

If the personal data is collected not from the data subject, the Law Firm may process in particular the following categories of personal data: names, surname, telephone number, e-mail address, position/role in the entity’s structure in relation to the cooperation with which the data was transferred, information on existing relations and contacts with the Law Firm, identification numbers such as NIP (tax number) or PESEL (Personal ID Number). If personal data is collected from the data subject, the scope of the category of personal data processed by the Law Firm results from the activities of such a person constituting the basis for the Law Firm to process personal data. In particular, these categories may result from the content of the consent received by the Law Firm from such a person.

Contact in matters regarding the protection of personal data

Any questions regarding the protection of personal data should be sent by e-mail to the following e-mail address: rodo@pydo-legal.com or by phone at: +48 22 395 58 70.